كيف تكتب خطابًا يدفعه العميل

عند طلب الدفع من العميل، يتم استخدام التدابير المناسبة لإنشاء رسائل فعالة لإرسالها إليهم. تُستخدم خطابات طلب الدفع عندما يفشل العميل في دفع الفاتورة بحلول تاريخ الاستحقاق. كلما استغرق العميل وقتًا أطول في دفع الفاتورة ، زاد عدد الرسائل التي تكتبها الشركة إلى هذا العميل. أ خطاب طلب الدفع يجب أن يكون مهذبًا وواضحًا ويجب أن يقدم تفاصيل حول الانتهاك الذي يرتكبه العميل.

الخطوات لمتابعة:

استخدم ورق الشركة ذي الرأسيةلأنه يحتوي على جميع المعلومات حول المنظمة وغالبًا ما يبدو أكثر رسمية.

يجب أن تكون الرسالة موجهة إلى شخص معين. يجب أن يحتوي على تاريخ الخطاب ، متبوعًا باسم العميل وعنوانه. خاطب الشخص بقول "عزيزي" متبوعًا بالاسم الكامل للعميل.

حدد الغرض من الحرف. يجب أن يشير خطاب طلب الدفع بوضوح إلى هذا الغرض في بداية الطلب. استخدم نبرة احترافية واستخدم كلمات دافئة وإيجابية.

قم بتضمين تفاصيل الدين. حدد تاريخ خدمة هذا الدين وتاريخ الاستحقاق الأصلي والمبلغ المستحق بما في ذلك الرسوم المتأخرة. يتضمن رقم الفاتورة ، مما يسمح للعميل بالعثور على المستند الأصلي بسهولة. ستشمل العديد من الشركات أيضًا ملف نسخة من الفاتورة الأصلية في هذا النوع من الرسائل. إبلاغ العميل بسعر الفائدة على المدفوعات المتأخرة.

اطلب من العملاء الدفع. يعلم العميل أنه يمكن تجنب المزيد من الرسوم المتأخرة عن طريق دفع المبلغ المقابل خلال فترة محددة. اطلب من العميل الاتصال بك لإجراء الترتيبات إذا لم يتمكن من سداد المبلغ بالكامل في ذلك التاريخ. قم بتضمين تمديد رقم هاتفك المباشر ، إذا لزم الأمر. قم بتضمين عنوان بريدك الإلكتروني وبالتالي قدم مراسلاتك من خلال هذا النموذج ، إذا رغب العميل في ذلك.

اشكر العميل. إذا تم السداد بالفعل ، اشكر العميل. اشكر العملاء مقدمًا لإرسال الدفع الفوري. أخبر العميل أنه إذا كان لديه أي أسئلة بخصوص هذا الأمر ، فلن يتردد في الاتصال بك.

وقع الخطاب. أنهِ الخطاب بكتابة "مع خالص التقدير" متبوعًا باسمك ولقبك.

إذا كنت ترغب في قراءة المزيد من المقالات المشابهة لـ كيف تكتب خطابًا يدفعه العميل، نوصيك بإدخال فئة الهوايات والعلوم.